Commercial invoice là gì? Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn thương mại

Commercial invoice là gì và mục đích sử dụng như nào không phải ai nghe qua hay người mới vào ngành cũng nắng được. Do đó, trong bài viết dưới đây, Kin Kin Logistics sẽ cung cấp đến bạn những thông tin chi tiết về khái niệm, vai trò và nội dung chính của commercial invoice. Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây nhé!

1. Tìm hiểu về commercial invoice là gì?

Trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu commercial invoice là gì? Commercial invoice có nghĩa là hóa đơn thương mại, được gọi tắt là CI. Hiểu đơn giản nó là một loại chứng từ dùng để chứng minh hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Commercial invoice được phát hành bởi bên bán cho bên mua, họ nhận số tiền tương ứng mà bên mua có nghĩa vụ bắt buộc phải thanh toán cho bên bán theo những điều khoản đã đặt ra.

Hóa đơn thương mại điện tử thường được in và phát hành bởi các nhà xuất bản. Mỗi loại hóa đơn sẽ có những điều khoản khác nhau. Các điều khoản phụ thuộc vào yêu cầu và đặc điểm mà bên bán đưa ra.

Commercial invoice là chứng từ sử dụng trong hoạt động mua bán quốc tế của các doanh nghiệp

CI là chứng từ rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế hiện nay. Đây là chứng từ bên cung cấp phải có để chỉ ra số tiền bên nhập khẩu cần thanh toán và xác định giá trị hải quan để lấy căn cứ tính giá thuế nhập khẩu. Nó thể hiện giá mua - bán hàng hóa mà công ty bạn nhập khẩu. 

Bạn đọc tham khảo thêm: Proforma invoice là gì? Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn chiếu lệ

2. Vai trò của commercial invoice trong vận tải quốc tế

Ở phần trên, chúng ta đã tìm hiểu được khái niệm commercial invoice là gì, ở phần tiếp theo này cùng chúng tôi tìm hiểu vai trò của loại hóa đơn này nhé. CI có 3 vai trò chính như sau:

• Thứ nhất, hóa đơn thương mại sử dụng để thanh toán giữa bên mua - bán, bên xuất khẩu - nhập khẩu. CI sẽ là căn cú để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán chi phí cho mình.
• Thứ hai, hóa đơn thương mại là cơ sở tính toán thuế xuất nhập khẩu mà công ty bạn cần phải nộp. Chắc chắn ai lên tờ khai hải quan sẽ điều hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn lên phần mềm hải quan.
• Thứ ba, CI còn là cơ sở đối chiếu thông tin với các chứng từ quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán, làm thủ tục xuất nhập cảnh. Việc đối chiếu chéo CI khi khai hải quan với các thông tin tương ứng trên packing list, vận đơn,... là điều vô cùng quan trọng. Nếu như có sự sai sót nào, người làm chứng hoặc người khai báo phải lập tức kiểm tra, bổ sung chỉnh sửa lại số liệu ngay.

Commercial invoice giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động mua bán

3. Nội dung chính trên commercial invoice là gì?

Tìm hiểu về commercial invoice là gì, chắc chắn không thể hoàn chỉnh khi thiếu thông tin về những nội dung chính trên hóa đơn thương mại. Một hóa đơn thương mại hoàn chỉnh gồm những nội dung sau:

Người mua

Người mua cần cung cấp đầy đủ thông tin như: tên công ty, fax, địa chỉ, email, người đại diện, số điện thoại, thông tin tài khoản thanh toán,...

Người bán

Cũng giống như người mua, người bán cần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản giống người mua.

Số Invoice

Phần danh mục này thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.

Ngày Invoice

Ngày invoice trong commercial invoice là gì? Đây là ngày mà bên bán và bên mua ký hợp đồng. Ngày invoice sẽ là ngày trước ngày xuất khẩu hàng hóa.

Hình thức thanh toán

Có rất nhiều phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/A, D/P… tuy nhiên được dùng phổ biến nhất chính là điện chuyển tiền T/T - người mua sẽ chuyển thẳng tiền vào tài khoản của người bán. Một phương thức khác cũng khá được ưa chuộng là L/C, tiếp theo đó là D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ.

Những nội dung cơ bản cần có trong một hóa đơn thương mại

Thông tin hàng hóa

Thông tin hàng hóa cần cung cấp bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng tổng, số kiện hàng, số khối, giá nhập,... để bạn có thể tính ra được số tiền hàng, tiền vận chuyển mình cần phải thanh toán.

Nước xuất xứ hàng hóa

Nội dung tiếp theo cần có trong commercial invoice là gì đó là nước xuất xứ hàng hóa. Mục đích của thông tin này là để truy xuất nguồn gốc xuất từ hàng hóa đến từ quốc gia nào để bạn có thể nắm được.

Tổng tiền (Amount)

Tổng tiền thể hiện trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu. Tổng tiền được ghi bằng cả số và chữ với mệnh giá thanh toán đồng tiền theo quy định của 2 bên mua và bán.

Điều kiện Incoterms

Điều kiện incoterms sẽ ghi cùng địa điểm với bên xuất khẩu. Ngoài ra, CI cũng sẽ có một số thông tin khác thường gặp như POL - POD ( cảng xếp hàng - cảng dỡ hàng), tên tàu/ số chuyển, destination - đích đến hay là các giảm giá, chiết khấu kèm theo.

4. Các loại commercial invoice thường gặp

Hiện nay, có 4 loại hóa đơn thương mại thường gặp, đó chính là:

• Provisional invoice - hóa đơn tạm thời: Sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa xác định chính xác, các khoản chi phí thanh toán từng phần,...
• Final invoice - hóa đơn thương mại chính thức: Sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện.
• Detail invoice - hóa đơn chi tiết: Hóa đơn chứa các thông tin chi tiết về các thành phần giá hàng. Chúng được sử dụng để phân tích và làm rõ cấu thành giá trị sản phẩm.
• Proforma invoice: Được sử dụng khi hàng gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc là thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu.

5. Những lưu ý khi làm Commercial Invoice

Kiểm tra thật kỹ các thông tin điền vào trong Commercial invoice

Điều quan trọng cuối cùng khi tìm hiểu về commercial invoice là gì mà bạn cần biết đó là những lưu ý khi làm CI. Hóa đơn thương mại đóng vai trò như một chứng từ mua bán trong lĩnh vực logistics. Một sai sót nhỏ trong CI cũng có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng trong quá trình giao dịch. Vì vậy khi tạo CI, bạn cần tránh những lỗi cơ bản sau:

• Khai báo không chính xác hay sai sót thông tin sẽ ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. 
• Hóa đơn không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB/ CIF. Việc này có thể gây nên hiểu lầm khi xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển. 
• Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng lại ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua những chi phí phát sinh sau đó. Nó dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần thanh toán. 
• Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng, thiếu thông tin: số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại. 

Như vậy, chi tiết về commercial invoice là gì và các thông tin liên quan đến hóa đơn thương mại đã được Kin Kin Logistics giới thiệu chi tiết trong bài viết trên. Chúc bạn có được những thông tin bổ ích và đừng quên khi có nhu cầu gửi hàng Nhật Việt 2 chiều thì liên hệ ngay với chúng tôi nhé.