Proforma invoice là gì? Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice là chứng từ thường xuyên xuất hiện trong các giao dịch xuất nhập khẩu hay dịch vụ…Bạn có tò mò proforma invoice là gì, mục đích sử dụng và vai trò của nó ra sao không? Hãy cùng Kin Kin Logistics tìm hiểu về proforma invoice chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm proforma invoice là gì?

Đầu tiên, chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm proforma invoice là gì? Proforma invoice (PI) - hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn tạm thời hoặc mẫu hóa đơn sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Nó cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng, số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán của đơn hàng dự kiến. Tuy proforma Invoice không có giá trị pháp lý như hóa đơn thực tế, nhưng nó được sử dụng để trình bày thông tin và cung cấp bước đầu tiên trong quá trình giao dịch thương mại.

Tìm hiểu về hóa đơn chiếu lệ

Bên xuất khẩu sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu về thông tin của lô hàng đúng với thực tế, đặc biệt là xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó. Sau khi bên nhập khẩu nhận được hóa đơn chiếu lệ thì hai bên tiếp tục đưa ra những điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất. Vì vậy, bạn có thể hiểu rằng hóa đơn chiếu lệ là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra điều kiện tối ưu nhất cho cả bên mua và bán trước khi đưa ra các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.

2. Những nội dung thể hiện trên Proforma Invoice

Những nội dung bạn sẽ thấy trên hóa đơn chiếu lệ bao gồm những thông tin sau:

• Thông tin về người mua và bán: Bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.
• Ngày lập hóa đơn: Thời điểm tạo hóa đơn.
• Số hóa đơn: Là số định danh duy nhất cho hóa đơn này.
• Danh sách các sản phẩm, dịch vụ: Mỗi sản phẩm, dịch vụ được mô tả chi tiết gồm số lượng, đơn giá, tổng giá.
• Các chi phí khác: Bao gồm thuế, phí vận chuyển, bảo hiểm (nếu có).
• Tổng giá trị: Tổng giá trị của cả hóa đơn gồm thuế và các chi phí khác.
• Điều khoản và điều kiện: Bao gồm điều kiện thanh toán và vận chuyển.
• Thời gian giao hàng dự kiến: Thời gian dự kiến hàng sẽ rời khỏi nơi gửi.

Lưu ý rằng các yêu cầu và thông tin chi tiết trong Proforma Invoice có thể sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng giao dịch và yêu cầu cụ thể của bên mua và bên bán.

3. Mục đích sử dụng của Proforma invoice là gì?

Sử dụng hóa đơn chiếu lệ để xác nhận thông tin đơn hàng

Sau khi tìm hiểu về khái niệm proforma invoice là gì rồi, chúng ta cùng tìm hiểu về mục đích sử dụng chính của chúng. Proforma invoice được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cụ thể như sau:

• Xác định chi tiết về đơn hàng

Nó cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị đơn hàng. Điều này giúp bên mua và bán có cái nhìn rõ ràng về đơn hàng trước khi thực hiện giao dịch.

• Hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu và dịch vụ thông quan hàng hóa

Proforma Invoice sử dụng để xác định giá trị hàng hóa và hỗ trợ quá trình thông quan hải quan. Nó cung cấp thông tin cần thiết để tính toán thuế và phí nhập khẩu.

• Thương thảo và thống nhất với bên mua

Proforma Invoice được sử dụng để thương thảo và thống nhất với bên mua về điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản khác liên quan đến giao dịch.

• Dùng làm bản ghi chứng từ và tài liệu tài chính

Proforma Invoice có thể được sử dụng làm bản ghi chứng từ trong quá trình tài trợ và thanh toán. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho các bên liên quan để thực hiện các giao dịch tài chính. Hóa đơn chiếu lệ không có giá trị pháp lý và không tạo nghĩa vụ thanh toán. Tuy nhiên, nó là công cụ quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại, giúp đảm bảo sự rõ ràng và đồng ý giữa những bên liên quan.

4. Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có hóa đơn chiếu lệ và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, bên bán và mua có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán. Cụ thể, Proforma invoice thường được phát hành khi:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng mà tạ thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc là chưa sẵn sàng).

Trường hợp nên sử dụng hóa đơn chiếu lệ

• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu ở một số quốc gia.
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Bạn đọc tham khảo thêm:  cách gửi hàng từ nhật về việt nam an toàn, tiết kiêm.

5. Lợi ích của việc sử dụng Proforma Invoice là gì?

Chắc hẳn bạn cũng tò mò về proforma invoice là gì phải không? Có không ít những lợi ích mà hóa đơn chiếu lệ  mang đến cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Thống nhất thông tin

Proforma Invoice cung cấp một bản tóm tắt chi tiết về đơn hàng dự kiến, gồm mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá.... Điều này giúp đảm bảo các bên liên quan hiểu và đồng ý về các điều kiện, yêu cầu của đơn hàng.

Hỗ trợ xuất nhập khẩu

Hóa đơn chiếu lệ là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho hải quan và cơ quan liên quan để tính toán thuế và phí nhập khẩu, giúp đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ.

Tạo độ tin cậy, đảm bảo thanh toán

Tạo độ tin cậy, đảm bảo an toàn cho các bên

Proforma Invoice cung cấp cho bên mua thông tin chi tiết về đơn hàng và giá trị hàng hóa. Nó giúp họ đánh giá và xác định khả năng thanh toán. Đồng thời, hóa đơn này cũng đảm bảo rằng bên bán nhận được thanh toán đúng theo điều kiện đã thỏa thuận.

Hướng dẫn quá trình sản xuất, vận chuyển

Proforma Invoice cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng dự kiến, gồm mô tả hàng hóa, số lượng, và yêu cầu khác. Thông tin này được sử dụng để hướng dẫn cho quá trình sản xuất, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

Tài liệu tài chính hỗ trợ vay vốn

Proforma Invoice có thể sử dụng làm tài liệu tài chính cho các mục đích như vay vốn, bảo lãnh thanh toán. Nó cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy về giá trị đơn hàng và điều kiện thanh toán.

Bạn đọc tham khảo thêm:  giá cước vận chuyển hàng không quốc tế để biết thêm thông tin về giá vận chuyển mới nhất hiện tại.

6. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn chiếu lệ là gì?

Tìm hiểu về Proforma Invoice là gì chắc chắn không thể không tìm hiểu về những lưu ý khi sử dụng loại hóa đơn này. Tham khảo 1 số nội dung cần lưu ý sau đây để bảo vệ quyền lợi của mình nhé. 

• Cung cấp thông tin chính xác

Xác định tất cả các thông tin (mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán…)  trong Proforma Invoice đều chính xác và đầy đủ.

• Đảm bảo sự thống nhất

Đối chiếu Proforma Invoice với các thỏa thuận trước đó đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện trong Proforma Invoice phù hợp với các thỏa thuận đã đạt được và đáp ứng mong đợi của những bên liên quan.

• Kiểm tra quy định pháp lý, quy tắc vận chuyển

Xem xét các quy định pháp lý và quy tắc vận chuyển liên quan đến giao dịch và hàng hóa cụ thể nhằm đảm bảo rằng hóa đơn chiếu lệ tuân thủ các quy định và yêu cầu về xuất nhập khẩu, thuế và phí, các điều khoản vận chuyển và bảo hiểm, …

• Xác minh tính pháp lý của Proforma Invoice

Đảm bảo Proforma Invoice được chấp nhận và có giá trị pháp lý tại quốc gia hoặc khu vực liên quan. Nắm rõ quy định về việc sử dụng Proforma Invoice và xác minh tính hợp pháp và chính xác của tài liệu trong ngữ cảnh địa phương.

• Lưu ý về bảo mật thông tin

Bảo vệ Proforma Invoice và thông tin liên quan khỏi lạm dụng hoặc sử dụng trái phép. Đặc biệt là khi chuyển Proforma Invoice qua mạng hoặc gửi qua email, hãy đảm bảo rằng thông tin được mã hóa hoặc sử dụng các phương thức an toàn để tránh rủi ro về bảo mật.

• Lưu trữ và bảo quản

Lưu trữ Proforma Invoice một cách an toàn và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Điều này quan trọng để có thể xem xét lại thông tin và sử dụng Proforma Invoice khi cần thiết trong quá trình giao dịch hoặc vấn đề pháp lý.

Như vậy, bài viết đã tổng hợp và thông tin chi tiết nhất đến bạn về những nội dung liên quan đến Proforma Invoice là gì. Hy vọng những nội dung mà chúng tôi chia sẻ trên đây có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ này. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì, đừng quên để lại câu hỏi ở phần bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ giải đáp ngay khi nhận được thông báo.