PO là gì

Trong hoạt động logistics, PO là một loại chứng từ được sử dụng nhiều trong giao dịch vận chuyển quốc tế.  Vậy thực tế PO là gì và có ý nghĩa như thế nào với các hoạt động thương mại? Hãy cùng Kin Kin Logistics tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

PO là gì trong xuất nhập khẩu?

Po là viết tắt của từ tiếng Anh Purchase order, hay còn được hiểu là đơn đặt hàng. Vậy PO là gì? Po là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện những yêu cầu người mua khi có sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.

Chứng từ này có thể hiểu là việc người bán xác nhận mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua. Khi có đầy đủ chữ ký hai bên, nó được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên mua và bán (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).

PO là một loại chứng từ xác nhận mua bán hàng hóa

PO đã ký kết còn được xem là một dạng tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng hàng hóa, dịch vụ khi mua bán. Thời điểm bên bán chính thức xác nhận đơn đặt hàng thành công của bên mua thì giá trị pháp lý của PO chính thức hiệu lực kể từ ngày đó.

Như vậy, bạn đã hiểu được định nghĩa PO là gì rồi phải không? Bây giờ cùng Kin Kin tìm hiểu nội dung chi tiết, ý nghĩa của PO là gì trong xuất nhập khẩu qua những nội dung tiếp theo có trong bài viết nhé.

Nội dung chính của PO là gì?

Một PO thường có đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa bao gồm số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết của các bên…. Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin trình bày khác nhau, tùy theo tiêu chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức. Vậy những nội dung chính thường gặp trên một PO là gì? Các nội dung cơ bản có trong 1 PO như sau:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua và người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa, sản phẩm)

Nội dung của Purchase Order

• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality (phẩm cấp và thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá mua)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (điều kiện thanh toán)
• Incoterms (điều kiện giao hàng)
• Special instruction (discount, FOC…) (Các điều kiện đặc biệt như giảm giá, FOC,...)
• Signature (chữ ký).

Các dạng PO phổ biến hiện nay

Hiện nay, PO được chia làm 2 dạng chính như sau:

PO điện tử

Nhiều đơn đặt hàng được thực hiện thông qua Internet thay vì trên giấy tờ truyền thống. Thông thường, hình thức PO này sẽ áp dụng cho trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ trực tuyến. Theo đó, đơn đặt hàng điện tử sẽ có nhiều tên gọi khác nhau như: mua sắm điện tử, mua hàng điện tử, yêu cầu mua hàng điện tử.

PO phi điện tử

PO phi điện tử là hình thức PO phổ biến nhất bởi hồ sơ về đơn đặt hàng ở hầu hết các công ty vẫn lưu lại trên giấy bởi nhiều lý do. Trong nhiều trường hợp, dạng PO này còn trở thành một phần quan trọng của tài liệu kinh doanh. Với nguồn PO phi điện tử, quy trình ghi lại giao dịch trở nên dễ dàng hơn. Nó giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt cho khách hàng.

Tác dụng của PO là gì?

PO thể hiện mọi thông tin liên quan đến hàng hóa

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tuân thủ điều lệ và hiểu được Po là gì sẽ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Nó là một chứng từ thiết yếu ảnh hưởng lớn trong việc mua hàng hóa. PO có tác dụng đáng kể như:

• Là trung tâm cung cấp yêu cầu của bên mua với bên bán: 

PO truyền đạt đến bên mua và bán về mọi thông tin của hàng hóa gồm có kích thước, mẫu mã, đơn giá, số lượng...

• Đơn đặt hàng được quản lý sát sao, chặt chẽ: 

Qua các thông tin mà Po cung cấp thì những thông tin liên quan tới đơn hàng sẽ được quản lý sát sao, cụ thể và chặt chẽ hơn.

• Cung cấp thông tin cho bên Thuế, kiểm toán khi cần: 

PO là chứng từ xác thực thể hiện việc chi tiêu mua hàng hóa, ghi nhận vào chi phí của doanh nghiệp . Khi các cơ quan thuế, kiểm toán kiểm tra thì đây là bằng chứng xác thực bảo vệ các chi phí đã kê khai được tính vào chi phí liên quan đến quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Bên mua, bán được bảo vệ quyền lợi và pháp lý:  

PO có tính pháp lý cao bởi nó bảo vệ được quyền lợi cho cả hai bên mua và bán.

• Tuân thủ quy trình mua hàng: 

PO tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình đặt hàng. Chứng từ này giúp cho quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, tuân thủ theo đúng chuẩn mực và rất chuyên nghiệp.  

Quy trình sử dụng PO diễn ra như thế nào?

Quy trình của PO được thực hiện lần lượt theo từng bước

Tùy vào từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà quy trình mua hàng bằng PO là gì sẽ khác nhau. Tuy nhiên thông thường các bước sử dụng và tạo PO diễn ra như sau:

Bước 1: Bên mua tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho Doanh nghiệp;

Bước 2: Bên mua sẽ xuất chứng từ PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng;

Bước 3: Bên bán sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay là không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu từ  bên mua thì PO sẽ bị hủy;

Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ tiến hành chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch để sản xuất đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ đơn hàng theo đúng tiến độ mà bên mua yêu cầu;

Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn đặt hàng, bên bán có thể nhờ đơn vị chuyên về Logistic cung cấp Dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua đã gửi đến;

Bước 6: Bên bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất;

Bước 7: Bên mua sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo điều khoản trong đơn đặt hàng cho phía bên bán. Đây chính là 7 bước thực hiện trong quy trình sử dụng PO.

Trên đây là những thông tin mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa, quy trình của PO trong hoạt động thương mại. Kin Kin Logistics hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý hoạt động mua bán dễ dàng hơn.