OPS là gì? Điều kiện trở thành nhân viên OPS là gì?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, OPS là một vị trí không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng với những yêu cầu đặc thù so với những công việc khác. Vậy cụ thể OPS là gì? Vai trò của OPS như thế nào? Hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây của Kin Kin Logistics để tìm hiểu thông tin chi tiết nhé. 

1. Tìm hiểu OPS là gì?

OPS là gì? Trong ngành xuất nhập khẩu, OPS (Operations) nghĩa là nhân viên giao nhận hiện trường. Nó đề cập đến tất cả các hoạt động liên quan đến quá trình vận hành, quản lý quá trình thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu. Đặc thù công việc này là thường xuyên đi lại nên cũng khá vất vả. Người làm OPS có nhiệm vụ trực tiếp đi đến các cảng biển, cảng hàng không, kho bãi, bến tàu,… để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa, tờ khai hải quan, hợp đồng/hóa đơn xuất nhập khẩu… Sau đó họ sẽ nhận hàng từ công ty vận chuyển về nhập kho công ty. Đến đây bạn đã hiểu được OPS là gì rồi đúng không?

OPS được hiểu là nhân viên tiếp nhận hiện trường trong logistics

Các hoạt động của OPS bao gồm:

• Quản lý vận chuyển hàng hóa

OPS trong xuất nhập khẩu đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa từ điểm gốc đến điểm đích một cách an toàn, hiệu quả và kịp thời. Điều này bao gồm lựa chọn phương tiện vận chuyển, đặt lịch trình, theo dõi hàng hóa và giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển.

• Quản lý kho và lưu trữ

OPS đảm bảo sự quản lý hiệu quả của kho hàng. Bao gồm việc kiểm soát tồn kho, bố trí không gian lưu trữ, đảm bảo an toàn. OPS cũng bảo vệ hàng hóa, và thực hiện quy trình đóng gói và đóng container.

• Thông quan hải quan

OPS liên quan đến xử lý và chuẩn bị tài liệu cần thiết để thực hiện thủ tục thông quan hải quan. Điều này bao gồm việc đánh giá, chuẩn bị và nộp các loại giấy tờ và thông tin liên quan để đảm bảo tuân thủ quy định của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.

• Quản lý hợp đồng và đối tác

OPS đảm bảo việc quản lý hợp đồng và các đối tác trong quá trình xuất nhập khẩu. Điều này bao gồm việc thiết lập và duy trì quan hệ với các đối tác liên quan. Cùng với đó là các hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý cam kết và thực hiện các điều khoản hợp đồng.

Bạn đọc tham khảo thêm:

ETD là gì - Những lợi ích bất ngờ mà ETD mang lại

Door to Door là gì? hình thức vận chuyển phổ biến trong ngành vận tải hiện nay.

2. Vai trò của OPS là gì trong xuất nhập khẩu?

Sau khi tìm hiểu về OPS là gì, chúng ta cùng tìm hiểu vai trò của OPS trong hoạt động Logistics. OPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Các vai trò của OPS cụ thể như sau: 

Quản lý hoạt động chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng

OPS giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ nguồn cung cấp đến điểm tiêu dùng. Điều này bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình. OPS có vai trò quản lý đặt hàng, vận chuyển, lưu trữ, đóng gói, đến thông quan hải quan và phân phối. Thông qua OPS chuỗi cung ứng được quản lý hiệu quả, giúp giảm thiểu lãng phí, tăng cường đáp ứng nhanh chóng và đảm bảo sự liên tục hoạt động xuất nhập khẩu.

Đảm bảo tuân thủ quy định

OPS đảm bảo tất cả các quy định, quy trình và yêu cầu liên quan đến thông quan hải quan và quy định thương mại quốc tế được tuân thủ đầy đủ. Điều này đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro về vi phạm quy định pháp lý, tránh được những hậu quả tiêu cực.

Quản lý rủi ro

Vai trò của OPS là gì trong việc quản lý rủi ro? OPS giúp xác định và quản lý rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu. Các hoạt động như theo dõi và quản lý tồn kho, đảm bảo an toàn hàng hóa, xử lý tài liệu và nộp đúng các giấy tờ liên quan. Hoạt động này giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa, gian lận, mất mát và gây ra hậu quả không mong muốn khác.

Tăng cường hiệu suất

Quản lý, tăng cường hiệu suất công việc

OPS cho phép tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu quả hoạt động. Việc áp dụng công nghệ, tự động hóa và quản lý thông tin thông qua hệ thống OPS giúp giảm thiểu thời gian xử lý, tăng cường độ chính xác và tiết kiệm tài nguyên. Điều này đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hoạt động xuất nhập khẩu. OPS giúp doanh nghiệp cạnh tranh và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Cải thiện chất lượng dịch vụ

OPS đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. OPS giúp cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu chất lượng cao bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót . Từ đó, đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng, tạo dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững với các đối tác kinh doanh.

3. Các công việc của một nhân viên OPS là gì?

Để hiểu chi tiết về OPS thì chúng ta cùng tìm hiểu về công việc cụ thể của nhân viên OPS. Công việc này rất đa dạng và đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận, khả năng làm việc cùng nhiều bên liên quan. Các nhiệm vụ chính của OPS bao gồm:

• Tiếp nhận và xử lý thông tin, chứng từ: Gồm tiếp nhận, xử lý thông tin từ khách hàng, đơn vị vận tải và cơ quan chức năng như hải quan và thuế.
• Giao nhận chứng từ xuất nhập khẩu: OPS sẽ chịu trách nhiệm chuyển giao chứng từ xuất khẩu từ bộ phận kinh doanh hoặc là bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu.
• Phối hợp với các bộ phận, cơ quan liên quan: Liên kết và phối hợp với nhiều bên như thuế và hải quan để hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu cho lô hàng.

Một trong những công việc của nhân viên OPS là quản lý tình trạng hàng hóa

• Quản lý và giám sát, kiểm tra tình trạng của hàng hóa tại cảng/ kho bãi. OPS đảm bảo hàng hóa sẽ được chuẩn bị và sắp xếp lên phương tiện vận chuyển đúng theo thời gian và định mức.
• Điều phối các hoạt động tại kho, cảng và điều phối trong quá trình vận chuyển. OPS cũng thực hiện các lệnh giao nhận hàng hóa và xuất trình chứng từ liên quan đến cơ quan nhà nước như hải quan và thuế.
• OPS cần thường xuyên thực hiện báo cáo công việc và tiến độ đến các bộ phận liên quan và cấp trên ở trong tổ chức.

4. Điều kiện để trở thành nhân viên OPS

Tìm hiểu về OPS là gì chắc chắn chúng ta nên tìm hiểu điều kiện để trở thành một nhân viên tiếp nhận hiện trường. Để trở thành một nhân viên OPS, bạn cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Có kiến thức chuyên môn: Bạn bắt buộc phải nắm rõ kiến thức về chứng từ, nghiệp vụ, quy định thuế, hải quan và am hiểu về luật, công ước cũng như các quy định liên quan đến ngành logistics để thực hiện tốt công việc.

Nhân viên OPS cần có kỹ năng giao tiếp tốt

• Kỹ năng giao tiếp: Đặc thù của nhân viên OPS là thường xuyên tiếp xúc với nhiều người như đối tác, cơ quan nhà nước,... để hoàn thành công việc. Vậy nên OPS cần có kỹ năng giao tiếp để diễn đạt, trình bày vấn đề chuyên nghiệp, rõ ràng.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình vận chuyển, hoàn thành hồ sơ có thể gặp những vấn đề, sự cố phát sinh. Nhân viên OPS sẽ là người xử lý trực tiếp những công việc đó. Nếu nhân viên OPS có kỹ năng xử lý tình huống thì vấn đề giải quyết rắc rối sẽ được nhanh chóng và hiệu quả.
• Có tinh thần, trách nhiệm cao: Do hàng hóa xuất nhập khẩu có liên quan tới an ninh nên yêu cầu nhân viên OPS có tinh thần và trách nhiệm cao. Nhân viên OPS cần kiểm tra thông tin ghi giấy tờ, có đồng nhất tránh xảy ra sai sót, nhầm lẫn, ảnh hưởng tới thời gian giao nhận hàng đúng tiến đồ. Số lượng, chủng loại hàng cần đúng và đủ đúng như hợp động và chứng từ xuất nhập khẩu.

Mong rằng với những chia sẻ vừa rồi của Kin Kin Logistics, bạn đọc đã hiểu rõ về khái niệm OPS là gì. Đồng thời hiểu rõ chức năng, yêu cầu và các công việc mà OPS cần thực hiện. Nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc, đừng quên liên hệ với Kin Kin Logistics theo hotline: 024 6651 2880 nhé.