Packing List là gì- Các thông tin quan trọng về Packing List

Packing list là một trong những tài liệu không thể thiếu của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá. Tài liệu này đóng nhiều vai trò quan trọng sẽ giúp ích cho các đơn vị bán và đơn vị mua. Chi tiết về packing list là gì và những thông tin liên quan đến thuật ngữ này sẽ được chia sẻ đến bạn ngay sau đây. Hãy cùng Kin Kin logistic tham khảo kỹ hơn ở bài viết hôm nay nhé. 

1. Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, packing list là một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về các hàng hóa được đóng gói trong một lô hàng. Packing list thường được chuẩn bị bởi người xuất khẩu và đi kèm với các tài liệu khác như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn vận chuyển và danh sách hàng hóa.

Packing list là gì?

Packing list cung cấp thông tin về các mặt hàng có trong lô hàng, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói. Thông tin này giúp người nhận và các bên liên quan trong quá trình vận chuyển nhận biết và kiểm tra lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa đã được đóng gói đúng cách và không có sự mất mát.

Packing list cũng có thể đưa ra thông tin về các điều kiện đặc biệt trong quá trình vận chuyển, ví dụ như yêu cầu về nhiệt độ, cách bảo quản, các biện pháp đặc biệt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, hoặc các hướng dẫn cụ thể khác liên quan đến việc xử lý và vận chuyển lô hàng.

Bạn đọc tham khảo thêm: door to door là gì? Trong Logistics nhé!

2. Chức năng và phân loại của packing list là gì?

Bên cạnh thông tin về packing list nghĩa là gì thì thông tin liên quan đến chức năng và phân loại của tài liệu này cũng được nhiều người quan tâm. Tham khảo thêm những thông tin sau đây để có thể hiểu rõ hơn về packing list là gì bạn nhé. 

Chức năng và phân loại packing list

Thông tin chức năng của packing list là gì?

Packing list có vai trò quan trọng trong việc xác định và mô tả hàng hóa. Đồng thời, tài liệu này còn giúp kiểm tra hải quan, đảm bảo đóng gói và vận chuyển an toàn. Từ đó, cung cấp hướng dẫn xử lý và thực hiện thủ tục thanh toán trong quá trình xuất nhập khẩu. Chi tiết hơn về các chức năng packing list. 

• Định danh hàng hóa

Packing list cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng có trong lô hàng, bao gồm tên hàng, số lượng, mô tả, mã số hàng hóa, và thông tin về nguồn gốc xuất xứ. Điều này giúp xác định rõ ràng về những gì đang được vận chuyển và giúp các bên liên quan nhận biết hàng hóa.

• Kiểm tra và xử lý hải quan

Packing list đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm tra và xử lý hải quan. Các cơ quan chức năng sử dụng thông tin từ packing list để kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa, áp dụng các quy định hải quan và thuế nhập khẩu, và xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết vấn đề này có liên quan đến bên dịch vụ thông quan hàng hóa.

• Đóng gói và vận chuyển

Packing list cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, bao gồm kích thước, trọng lượng, số lượng gói và phương pháp đóng gói. Thông tin này giúp đảm bảo rằng lô hàng được đóng gói đúng cách, an toàn và tiện lợi cho việc vận chuyển.

• Hướng dẫn xử lý hàng hóa

Packing list có thể chứa các hướng dẫn cụ thể về cách xử lý hàng hóa, bao gồm yêu cầu về nhiệt độ, môi trường bảo quản, quy trình xử lý đặc biệt, hoặc các biện pháp bảo đảm an toàn trong quá trình vận chuyển. Thông tin này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển và xử lý đúng cách để tránh thiệt hại.

• Thống kê và thanh toán

Packing list cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị hàng hóa có trong lô hàng, giúp trong việc thống kê và tính toán giá trị hàng hóa để áp dụng các quy định thuế và chi phí vận chuyển. Thông tin từ packing list cũng được sử dụng để tạo ra các tài liệu thanh toán như hóa đơn xuất khẩu và các chứng từ liên quan.

Phân loại của packing list

Dựa theo từng tiêu chí cụ thể sẽ có những loại packing list khác nhau. Kin Kin Logistics phân loại packing list theo các tiêu chí về mục đích sử dụng, quy mô và phương pháp đóng gói như sau đây. 

Theo mục đích sử dụng:

• Packing list xuất khẩu: Chuẩn bị bởi người xuất khẩu để liệt kê các hàng hóa trong lô hàng đóng gói.
• Packing list nhập khẩu: Chuẩn bị bởi người nhập khẩu để xác nhận và kiểm tra hàng hóa trong lô hàng nhận.

Theo quy mô và phạm vi:

• Packing list cho lô hàng đơn: Áp dụng cho các lô hàng nhỏ, đơn lẻ.
• Packing list cho lô hàng phức tạp: Áp dụng cho các lô hàng lớn, có nhiều khối lượng và đa dạng hàng hóa.

Theo phương pháp đóng gói:

• Packing list cho hàng hóa đóng gói chung: Liệt kê các mặt hàng đóng gói cùng nhau trong một bao bì hoặc container.
• Packing list cho hàng hóa đóng gói riêng: Liệt kê các mặt hàng đóng gói riêng lẻ trong các bao bì riêng biệt.

Theo ngành hàng hoá:

• Packing list cho hàng hóa chất lỏng: Đặc tả các thông tin liên quan đến vận chuyển và xử lý an toàn của các chất lỏng.
• Packing list cho hàng hóa đông lạnh: Cung cấp các thông tin về nhiệt độ yêu cầu và các yêu cầu về bảo quản đặc biệt cho hàng hóa đông lạnh.

Theo tiêu chuẩn và quy định:

• Packing list theo tiêu chuẩn quốc tế: Có thể tuân thủ các tiêu chuẩn như Incoterms (quy định về điều khoản thương mại quốc tế) hoặc các quy định xuất nhập khẩu quốc tế khác.
• Packing list theo yêu cầu quy định nội địa: Tuân thủ các quy định và yêu cầu về xuất nhập khẩu của quốc gia cụ thể.

Lưu ý thêm, đây chỉ là một số phân loại thông thường của packing list. Packing list có thể có các phân loại khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của từng ngành và quốc gia.

Bạn đọc tham khảo thêm: Vận chuyển Nhật VIệt uy tín chất lượng nhất 2023

3. Những nội dung cần có trong packing list là gì?

Như phần packing list là gì đã chia sẻ thì đây là tài liệu thông tin chi tiết về hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Vậy những thông tin chi tiết liên quan đến hàng hoá là thông tin gì? 

Nội dung có trong packing list

Thông tin vận chuyển

Trong nhóm thông tin vận chuyển sẽ cần mô tả cụ thể về ngày và địa điểm xuất khẩu. Đồng thời, thông tin về phương thức vận chuyển như là đường bộ, đường biển, đường hàng không hay bất kỳ phương thức nào cũng được cụ thể hoá trong Packing list. Ở mục thông tin vận chuyển cũng cần phải có các thông tin liên quan đến hãng hoặc công ty vận chuyển. 

Thông tin về người xuất nhập khẩu

Bên cạnh thông tin vận chuyển thì Packing list cũng cung cấp đến bạn thông tin về cả người xuất khẩu và người nhập khẩu hàng hoá. Các thông tin không thể thiếu đó sẽ bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc. 

Thông tin mô tả hàng hóa

Sau khi có thông tin về người và phương thức vận chuyển thì Packing list sẽ thể hiện thông tin mô tả cho hàng gửi. Chi tiết các thông tin:

• Tên hàng hóa: Ghi rõ tên chính xác của hàng hóa, bao gồm cả thông tin mô tả chi tiết nếu cần thiết.
• Số lượng: Xác định số lượng đơn vị hàng hóa trong lô hàng.
• Trọng lượng: Ghi trọng lượng tịnh của từng đơn vị hàng hóa và trọng lượng tổng cộng của lô hàng.
• Kích thước: Cung cấp thông tin về kích thước của hàng hóa hoặc các gói đóng gói.
• Đóng gói và đóng kiện:
• Loại bao bì: Mô tả loại bao bì sử dụng (hộp carton, thùng gỗ, pallet, vv.).
• Số lượng gói: Ghi số lượng gói đóng gói trong lô hàng.
• Số lượng kiện: Đánh số và ghi rõ số lượng kiện trong lô hàng.
• Mã số kiện: Đánh số và ghi mã số cho từng kiện hàng.
• Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của hàng hóa, nếu áp dụng.
• Tổng giá trị: Tính tổng giá trị của lô hàng.

Yêu cầu đặc biệt và hướng dẫn

Phần cuối được thể hiện trong Packing list chính là thông tin về yêu cầu đặc biệt và những hướng dẫn liên quan. Yêu cầu đặc biệt có thể là các ghi chú yêu cầu về vận chuyển, bảo quản hoặc xử lý hàng hóa.Thôg tin hướng dẫn sẽ cung cấp các hướng dẫn về cách xử lý, mở gói, hoặc sử dụng hàng hóa.

Trên đây là những nội dung chung sẽ có trong Packing list thông thường. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng các nội dung cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu của từng ngành hàng hóa và quy định xuất nhập khẩu của quốc gia. 

4. Những lưu ý khi lập packing list là gì?

Ở phần cuối trong bài viết hôm nay, Kin Kin Logistics công ty vận chuyển hàng không Nhật Việt sẽ thông tin thêm đến bạn về những lưu ý cần ghi nhớ khi lập packing list. Lưu ý này sẽ giúp đảm bảo rằng packing list được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Từ đó, hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu và giảm thiểu các vấn đề liên quan đến hàng hóa.

Lưu ý khi lập Packing list

• Tính chính xác

Bạn cần phải đảm bảo rằng thông tin trong packing list là chi tiết và chính xác. Bao gồm tên hàng, số lượng, mô tả, trọng lượng, kích thước và các thông tin khác liên quan. Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ danh sách.

• Hãy đánh số và đối chiếu

Đánh số thứ tự cho từng mục hàng hóa trong packing list và đối chiếu số lượng hàng hóa với các tài liệu khác. Điều này giúp xác định sự trùng khớp và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra và kiểm soát hàng hóa.

• Ghi rõ thông tin về đóng gói

Cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, bao gồm loại bao bì, số lượng gói, kích thước và trọng lượng của từng gói. Điều này giúp đảm bảo rằng lô hàng được đóng gói đúng cách và thuận tiện cho việc vận chuyển và xử lý.

• Ghi chú và yêu cầu đặc biệt

Nếu có các yêu cầu đặc biệt về xử lý, vận chuyển hoặc bảo quản hàng hóa, ghi chú rõ ràng trong packing list. Ví dụ: yêu cầu nhiệt độ, yêu cầu đặc biệt về bảo quản, cần cẩn trọng khi xử lý, vv. Điều này giúp đảm bảo rằng các yêu cầu đặc biệt được hiểu và tuân thủ.

• Kiểm tra và xác nhận

Trước khi hoàn thành packing list, kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận rằng tất cả các thông tin đã được ghi chính xác và đầy đủ. Điều này giúp tránh sai sót và trục trặc trong quá trình xuất nhập khẩu.

• Lưu trữ và sao lưu

Lưu trữ bản gốc của packing list và tạo bản sao lưu để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Điều này giúp tiện cho việc tra cứu và đảm bảo sẽ không mất mát thông tin quan trọng.

Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng về packing list là gì mà bạn không thể bỏ lỡ. Kin Kin hy vọng rằng bạn đã có thể tự tin lập 1 danh sách chi tiết về hàng hóa khi xuất nhập khẩu sau khi tham khảo bài viết này.