Packing list là gì? Vai trò, chức năng của packing list

Trong thương mại quốc tế, các bên xuất nhập khẩu khi giao nhận hàng hóa cần phải có Packing list. Vậy, Packing list là gì và nó có chức năng như thế nào, các bạn có thể tham khảo chi tiết kỹ hơn các thông tin của Packing List ở bài viết dưới đây của Kin Kin Logistics nhé. 

1. Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, packing list là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về các hàng hóa được đóng gói trong một lô hàng. Packing list thường được chuẩn bị bởi người xuất khẩu và đi kèm với các tài liệu khác như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn vận chuyển và danh sách hàng hóa. Đây chính là định nghĩa packing list là gì?

Packing list cung cấp thông tin về các mặt hàng có trong lô hàng, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói. Thông tin này giúp người nhận và các bên liên quan trong quá trình vận chuyển nhận biết và kiểm tra lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa đã được đóng gói đúng cách và không có sự mất mát.

Packing list là tài liệu cung cấp thông tin hàng hóa

Packing list cũng có thể đưa ra thông tin về các điều kiện đặc biệt trong quá trình vận chuyển, ví dụ như yêu cầu về nhiệt độ, cách bảo quản, các biện pháp đặc biệt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, hoặc các hướng dẫn cụ thể khác liên quan đến việc xử lý và vận chuyển lô hàng.

2. Tầm quan trọng của phiếu đóng gói Packing list

Sở dĩ Packing list quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp. Khi bạn không có một danh sách đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn nguy cơ bên trong. Thiếu packing list, bạn sẽ không biết được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì? Từ đó sẽ không biết cách bảo quản như thế nào cũng như địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu?

Nếu lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có thông tin thì điều không thể tránh khỏi là bị các cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và phạt tiền,… Và còn rất nhiều hậu quả khó lường phía sau mà bạn chưa biết. Vì vậy bạn cần chuẩn bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói thật cẩn thận nhé. 

Bạn đọc tham khảo thêm:  door to door là gì? Trong Logistics nhé!

3. Chức năng và phân loại của packing list là gì?

Bên cạnh thông tin về packing list là gì thì thông tin liên quan đến chức năng và phân loại của tài liệu này cũng được nhiều người quan tâm. Tham khảo thêm những thông tin sau đây để có thể hiểu rõ hơn về packing list nghĩa là gì trong xuất nhập khẩu nhé. 

Chức năng của packing list

• Định danh hàng hóa: Packing list cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng có trong lô hàng, gồm tên hàng, số lượng, mô tả, mã số và thông tin về nguồn gốc xuất xứ. Điều này giúp xác định rõ ràng những gì đang được vận chuyển và giúp các bên liên quan nhận biết hàng hóa.
• Kiểm tra và xử lý hải quan: Các cơ quan chức năng sử dụng thông tin từ packing list để kiểm tra tính hợp lệ hàng hóa, áp dụng quy định hải quan và thuế nhập khẩu, và xác định biện pháp kiểm soát cần thiết vấn đề này có liên quan đến bên thông quan hàng hóa.
• Đóng gói và vận chuyển: Packing list cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, gồm kích thước, trọng lượng, số lượng gói và phương pháp đóng gói. Nó đảm bảo lô hàng được đóng gói đúng cách, an toàn và tiện lợi để vận chuyển.

Chức năng đóng gói, vận chuyển hàng hóa

• Hướng dẫn xử lý hàng hóa: Packing list có thể chứa các hướng dẫn cụ thể về cách xử lý hàng hóa, gồm yêu cầu về nhiệt độ, môi trường bảo quản, quy trình xử lý đặc biệt, hoặc biện pháp bảo đảm an toàn khi vận chuyển.
• Thống kê và thanh toán: Packing list cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị hàng hóa trong lô hàng. Nó giúp việc thống kê và tính toán giá trị hàng hóa để áp dụng quy định thuế và chi phí vận chuyển. Thông tin từ packing list cũng được sử dụng để tạo ra tài liệu thanh toán như hóa đơn xuất khẩu và các chứng từ liên quan.

Phân loại của packing list

• Theo mục đích sử dụng:

Packing list xuất khẩu: Chuẩn bị bởi người xuất khẩu để liệt kê hàng hóa trong lô hàng đóng gói.

Packing list nhập khẩu: Chuẩn bị bởi người nhập khẩu để xác nhận, kiểm tra hàng hóa trong lô hàng nhận.

• Theo quy mô và phạm vi:

Packing list cho lô hàng đơn: Áp dụng cho lô hàng nhỏ, đơn lẻ.

Packing list cho lô hàng phức tạp: Áp dụng cho lô hàng lớn, nhiều khối lượng và đa dạng hàng hóa.

• Theo phương pháp đóng gói:

Packing list cho hàng hóa đóng gói chung: Liệt kê mặt hàng đóng gói cùng nhau trong một bao bì hoặc container.

Packing list cho hàng hóa đóng gói riêng: Liệt kê mặt hàng đóng gói riêng lẻ trong bao bì riêng biệt.

Packing list có rất nhiều loại khác nhau

• Theo ngành hàng hoá:

Packing list cho hàng hóa chất lỏng: Đặc tả các thông tin liên quan đến vận chuyển và xử lý an toàn của các chất lỏng.

Packing list cho hàng hóa đông lạnh: Cung cấp các thông tin về nhiệt độ yêu cầu và các yêu cầu về bảo quản đặc biệt cho hàng hóa đông lạnh.

• Theo tiêu chuẩn và quy định:

Packing list theo tiêu chuẩn quốc tế: Có thể tuân thủ các tiêu chuẩn như Incoterms hoặc các quy định xuất nhập khẩu quốc tế khác.

Packing list theo yêu cầu quy định nội địa: Tuân thủ quy định và yêu cầu về xuất nhập khẩu của quốc gia cụ thể.

Lưu ý thêm, đây chỉ là một số phân loại thông thường của packing list. Các phân loại packing list là gì có thể khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của từng ngành và quốc gia.

Bạn đọc tham khảo thêm: Vận chuyển Nhật VIệt uy tín chất lượng nhất 2023

4. Những nội dung cần có trong packing list là gì?

Như phần packing list là gì đã chia sẻ thì đây là tài liệu thông tin chi tiết về hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Những nội dung thường có trong một packing list thông thường gồm:

Thông tin vận chuyển

Thông tin vận chuyển sẽ cần mô tả cụ thể về ngày và địa điểm xuất khẩu, thông tin về phương thức vận chuyển hay bất kỳ phương thức nào cũng được cụ thể hoá trong Packing list. Ở mục thông tin vận chuyển cũng cần phải có thông tin liên quan đến hãng hoặc công ty vận chuyển. 

Thông tin về người xuất nhập khẩu

Bên cạnh thông tin vận chuyển thì Packing list cũng cung cấp thông tin về cả người xuất và nhập khẩu hàng hoá. Các thông tin không thể thiếu đó sẽ bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc. 

Thông tin mô tả hàng hóa

Packing List cung cấp thông tin mô tả hàng hóa

Thông tin mô tả hàng hóa gồm có:

- Tên hàng hóa: Ghi rõ tên chính xác hàng hóa, gồm cả thông tin mô tả chi tiết nếu cần thiết.

- Số lượng: Xác định số lượng đơn vị hàng hóa trong lô hàng.

- Trọng lượng: Ghi trọng lượng tịnh của từng đơn vị hàng và trọng lượng tổng cộng của lô hàng.

- Kích thước: Cung cấp thông tin về kích thước của hàng hóa hoặc các gói đóng gói.

- Đóng gói và đóng kiện:

Loại bao bì: Mô tả loại bao bì sử dụng.

Số lượng gói: Ghi số lượng gói đóng gói trong lô hàng.

Số lượng kiện: Đánh số và ghi rõ số lượng kiện trong lô hàng.

Mã số kiện: Đánh số và ghi mã số cho từng kiện hàng.

Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của hàng hóa, nếu áp dụng.

- Tổng giá trị: Tính tổng giá trị của lô hàng.

Yêu cầu đặc biệt và hướng dẫn

Yêu cầu đặc biệt có thể là ghi chú yêu cầu về vận chuyển, bảo quản hoặc xử lý hàng hóa. Thông tin hướng dẫn sẽ cung cấp các hướng dẫn về cách xử lý, mở gói, hoặc sử dụng hàng hóa.

5. Những lưu ý khi lập packing list là gì?

Ở phần cuối trong bài viết hôm nay, Kin Kin Logistics công ty vận chuyển hàng không gửi đến bạn những lưu ý cần ghi nhớ khi lập packing list là gì? Lưu ý này sẽ giúp đảm bảo rằng packing list được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Từ đó, hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu và giảm thiểu các vấn đề liên quan đến hàng hóa.

• Tính chính xác: Các thông tin trong packing list cần đảm bảo chi tiết và chính xác. Thông tin sử dụng đơn vị đo lường phù hợp và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ danh sách.
• Hãy đánh số và đối chiếu: Đánh số thứ tự cho từng mục hàng hóa trong packing list và đối chiếu số lượng hàng hóa với các tài liệu khác. Điều này giúp xác định sự trùng khớp và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra và kiểm soát hàng hóa.
• Ghi rõ thông tin về đóng gói: Cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, bao gồm loại bao bì, số lượng gói, kích thước và trọng lượng của từng gói. Điều này giúp đảm bảo rằng lô hàng được đóng gói đúng cách và thuận tiện cho việc vận chuyển và xử lý.
• Ghi chú và yêu cầu đặc biệt: Nếu có các yêu cầu đặc biệt về xử lý, vận chuyển hoặc bảo quản hàng, ghi chú rõ ràng trong packing list. Ví dụ: yêu cầu nhiệt độ, yêu cầu đặc biệt về bảo quản, cần cẩn trọng khi xử lý,... Điều này đảm bảo rằng các yêu cầu đặc biệt được hiểu và tuân thủ.
• Kiểm tra và xác nhận: Trước khi hoàn thành packing list, kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận rằng tất cả các thông tin đã được ghi chính xác và đầy đủ. Điều này giúp tránh sai sót và trục trặc trong quá trình xuất nhập khẩu.
• Lưu trữ và sao lưu: Lưu trữ bản gốc của packing list và tạo bản sao lưu để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Điều này giúp tiện cho việc tra cứu và đảm bảo sẽ không mất mát thông tin quan trọng.

Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng về packing list là gì mà bạn không thể bỏ lỡ. Kin Kin hy vọng rằng bạn đã có thể tự tin lập 1 danh sách chi tiết về hàng hóa khi xuất nhập khẩu sau khi tham khảo bài viết này.