Hướng dẫn cách khai báo hải quan điện tử nhanh, chính xác

Trước khi hàng hóa được cập bến vào trong nước thì cần phải tiến hành thủ tục khai báo cho hải quan nhập khẩu. Đây là hoạt động quan trọng và cần thiết để kiểm soát hàng hóa ra vào nước sở tại. Nếu bạn còn chưa hiểu rõ khai báo hải quan là gì và các bước tiến hành như thế nào thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Kin Kin Logistics nhé.

1. Tổng quan về tờ khai hải quan xuất nhập khẩu

Khai báo hải quan là gì? Đây là việc doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục mà cơ quan hải quan yêu cầu tại cảng biển, cửa hàng, cảng hàng không. Hoạt động này dùng để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tải được cho phép xuất, nhập khẩu tại quốc gia đó. 

Khai báo tờ khai hải quan được thực hiện với mục đích quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa xuất nhập khẩu không thuộc hàng cấm, hàng lậu. Đồng thời, hoạt động này cũng được thực hiện để nhà nước quản lý thu thuế hàng hoá. Chính vì mục đích này nên hoạt động khai báo và  thông quan hàng hóa thường mất nhiều thời gian, công sức và nhiều thủ tục rườm rà. 

Khai báo hải quan giúp quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu

Để thực hiện khai báo hải quan, người ta sẽ sử dụng tờ khai hải quan để khai báo thông tin về lô hàng nhập khẩu. Một tờ khai hải quan cơ bản bao gồm những thông tin sau:

• Đơn vị hải quan cửa khẩu.
• Công ty xuất khẩu, nhập khẩu.
• Phương thức và phương tiện vận chuyển.
• Tên hàng, khối lượng và trị giá hàng hóa.
• Nghĩa vụ thuế (thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường và thuế VAT).
• Các chỉ thị của hải quan.
• Mẫu tờ khai nhập khẩu hiện hành được quy định tại thông tư số 38/2015/TT-BTC, mẫu HQ/2015/NK.

2. Lợi ích và hạn chế khi khai báo hải quan điện tử

Hiện nay thay vì khai báo trực tiếp thì người ta sử dụng khai báo hải quan điện tử để tối ưu quá trình khai báo. Khai báo bằng tờ khai điện tử có cả điểm nổi bật và những hạn chế như sau:

Lợi ích

• Tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục giấy tờ

Điểm nổi bật mà bạn có thể thấy đó chính là giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Khi khai báo điện tử, doanh nghiệp chỉ cần điền thông tin vào tờ khai trên phần mềm và gửi tới cơ quan hải quan. Chỉ trong 1 phút, tờ khai của doanh nghiệp đã được hệ thống xử lý và phân luồng.

Khai báo hải quan bằng hình thức điện tử mang đến lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian đến tận cơ quan hải quan để khai báo. Chỉ với một thiết bị duy nhất là doanh nghiệp có thể đáp ứng mọi yêu cầu từ cơ quan hải quan để hoàn thành khai báo.

• Tiết kiệm chi phí

Thực hiện khai điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí

Nhờ hoạt động khai điện tử, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn tiết kiệm được chi phí đi lại. Thay vì phải di chuyển tới cơ quan hải quan thì hiện tại bạn ở bất cứ đâu cũng có thể điền tờ khai cho lô hàng của mình.

• Tăng sự minh bạch, chính xác:

Các thông tin được đăng ký, quản lý chính xác và đầy đủ trên tờ khai điện tử. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan cũng giúp giảm thiểu sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình khai báo. Bên cạnh đó, tốc độ xử lý hải quan cũng được rút ngắn, giảm thiểu thời gian lưu thông và vận chuyển hàng hóa.

Hạn chế

Bên cạnh những lợi ích kể trên thì khai báo hải quan điện tử vẫn còn một số tồn tài cần khắc phục. Phần mềm của cơ quan hải quan còn nhiều lỗi tạo nên sự khó khăn cho doanh nghiệp khi khai báo. Hình thức khai báo này gây ra sự bất lợi cho nhà nước trong việc kiểm soát thuế vì có nhiều cá nhân, doanh nghiệp lợi dụng khai báo điện tử để trốn thuế.

Yêu cầu sử dụng công nghệ và kỹ thuật cao

Điểm hạn chế lớn nhất của hình thức này là việc khó chỉnh sửa thông tin khai báo sai. Doanh nghiệp cần phải chờ đến phút cuối thì mới có thể thay đổi được những thông tin khai báo sai. Điều này làm rất rất nhiều thời gian chờ đợi.

Bạn đọc tham khảo thêm:

CY Là Gì- Những Thông Tin Đầy Đủ & Chi Tiết Nhất 2023

LCL là gì? 5 điều quan trọng về LCL ai cũng cần biết khi làm xuất nhập khẩu

3. Hướng dẫn các bước khai báo tờ khai hải quan điện tử

Khai báo tờ khai hải quan điện tử khá đơn giản và có thể thực hiện ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, bạn hãy đến cơ quan hải quan để yêu cầu cung cấp tài khoản khai báo thì mới đăng nhập được vào phần mềm. Quy trình khai báo được thực hiện lần lượt theo các bước như sau:

Bước 1: Tải và đăng nhập tài khoản tại phần mềm Ecus

Bạn cần tải xuống phần mềm Ecus về máy tính, sau đó truy cập vào phần mềm và click vào hệ thống. Chọn vào mục doanh nghiệp xuất nhập khẩu và điền các thông tin được yêu cầu về số tài khoản khai báo hải quan, nhấn “Chọn”. 

Bước 2: Thiết lập hệ thống

Trước khi khai báo các thông tin xuất nhập khẩu thì bạn cần thiết lập thông tin để kết nối với cơ quan hải quan. Chọn mục “Hệ thống” ở menu và chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS” và nhập thông tin được yêu cầu. Tiếp theo chọn “Ghi” và “Kiểm tra kết nối”.

Bước 3: Chọn tờ khai báo

Bạn cần chọn truy cập vào menu “tờ khai hải quan” để đăng ký khai báo. Tại đây, bạn chọn đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA). 

Thực hiện 8 bước khai tờ khai hải quan

Bước 4: Nhập thông tin

Tại bước này, bạn cần nhập dữ liệu được yêu cầu về lô hàng. Các ô có hiển thị dấu * là những mục bắt buộc phải kê khai. Các ô màu xám là những chỉ tiêu thông tin mà hệ thống tự động trả về và doanh nghiệp không cần nhập thông tin này. 

Trên các tiêu chí kê khai sẽ có mục hướng dẫn nhập liệu ở phía dưới của góc trái màn hình tờ khai. Nếu lần đầu khai báo hải quan điện tử thì bạn có thể làm theo những thông tin hướng dẫn này. 

• Mã loại hình: Thông tin về mã loại hình nhập khẩu. 
• Cơ quản hải quan: Bạn cần chọn đơn vị hải quan khai báo. 
• Phân loại tổ chức: Có các lựa chọn như hàng gửi từ cá nhân tới cá nhân, hàng gửi từ tổ chức tới cá nhân, hàng gửi từ cá nhân tới tổ chức, hàng gửi từ tổ chức tới tổ chức. 
• Mã bộ phận xử lý: Thông tin thể hiện bộ phận cấp đội tiếp nhận thủ tục khai báo. 
• Mã phương thức vận chuyển: Bạn có thể chọn các mã hiệu phù hợp với hàng vận chuyển như đường biển, đường sắt, đường hàng không…
• Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan. 
• Các thông tin về vận đơn như số vận đơn, số lượng kiện hàng, tổng trọng lượng hàng gửi, mã địa điểm lưu kho, phương tiện vận chuyển, ngày hàng đến, địa điểm dỡ hàng, xếp hàng và số lượng container nếu có. 

Bước 5: Nhập thông tin ở tab thông tin chung

Ở phần này thì các doanh nghiệp phải khai báo các thông tin liên quan đến hoá đơn thương mại như số hoá đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hoá đơn và điều kiện giao hàng. 

Bước 6: Nhập các thông tin liên quan đến danh sách hàng gửi

Doanh nghiệp có trách nhiệm khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin tên hàng nhãn hiệu hàng hoá, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hoá đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác. 

Bước 7: Gửi tờ khai báo hải quan

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin thì bạn chọn mã nghiệp vụ khai trước thông tin tờ khai (IDA) để gửi thông tin. Tiếp theo hãy điền mã PIN và chữ ký số mà cơ quan hải quan cấp cho doanh nghiệp. Đăng ký thành công thì hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy bao gồm những thông tin về tên, địa chỉ doanh nghiệp và thuế. 

Bước 8: Lấy kết quả phân luồng

Hệ thống của cơ quan hải quan sẽ đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hoá và bạn chọn vào mục “lấy kết quả phân luồng, thông quan”. Sau khi chọn, bạn sẽ nhận được thông tin về kết quả phân luồng, lệ phí hải quan,tiền thuế. Hãy in tờ khai và tiến hành bước tiếp theo. 

4. Kin Kin Logistics - Đơn vị cung ứng dịch vụ thông quan hàng hóa uy tín

Kin Kin Logistics cung cấp dịch vụ thông quan hàng hóa uy tín

Bên cạnh dịch vụ vận chuyển hàng hóa Việt Nhật 2 chiều, Kin Kin Logistics còn cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích khác. Thông quan hàng hóa là một trong những dịch vụ quan trọng tại Kin Kin đảm bảo hàng hóa của khách hàng được xuất nhập khẩu thuận lợi. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kỹ năng chuyên môn cao giúp cho quá trình thông quan hàng hóa được nhanh chóng và suôn sẻ nhất.

Dịch vụ thông quan hàng hóa của Kin Kin hiện đang bao gồm

• Đăng ký mã số hải quan và mã số xuất khẩu tại Nhật Bản
• Xử lý các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hoá
• Kiểm tra và xác nhận thông tin hàng hóa trước khi xuất nhập khẩu
• Chuẩn bị tài liệu và giấy tờ cần thiết cho quá trình thông quan
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan

Công ty nỗ lực hết mình đã mang đến cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 024.6651.2880 để được hỗ trợ thêm nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể cập nhật nhanh những thông tin liên quan đến hoạt động Logistics tại kinkinlogistics. com. 

Bài viết đã thông tin đến bạn những nội dung cơ bản nhất về khai báo hải quan điện tử. Hy vọng những thông tin mà Kin Kin cung cấp giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình khai báo và thông quan hàng hoá. Nếu cần thêm sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên nghiệp, hãy liên hệ Kin Kin Logistics ngay nhé.